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工作分析

发布日期:2012-12-28

  工作分析又称为职位分析、岗位分析或者职务分析。它是对职位信息进行收集、整理、分析与综合的一个系统性过程。工作分析的主要成果包括两项:职位说明书和职位分析报告。其成果主要运用在工作设计、人力资源规划、人员招聘与配置、绩效考核、薪酬管理等各项人力资源管理工作当中,同时工作分析也是企业实现战略传递、提高流程效率、实现责权对等、强化职业化管理等各项工作的基础。

  提高工作分析的效果与效率的方法之一是建立职位分析的目标导向,即指明确规定工作分析的具体目标及其成果的具体用途,以此作为构建整体职位分析系统的依据。不同目标导向的工作分析其强调的重点亦有所不同:

  工作分析方法介绍:
  神州鼎慧在工作分析的实践中,根据工作分析导向、分析对象的差异,形成了一系列不同的工作分析方法:

  1、访谈法(Interviews)
  访谈法是与担任有关工作职务的人员一起讨论工作的特点和要求,从而取得有关信息的调查研究方法。  在工作分析时,咨询顾问需要事先查阅和整理有关工作职责的现有资料,在大致了解各职务情况的基础上,与相关岗位实际工作人员进行访谈,由于被访问的对象是那些最熟悉这项工作的人,因此,通过优秀的顾问能够从访谈过程中获得很详细的工作分析资料。
  访谈时顾问要注意修正偏差。有时被访谈者会有意无意地歪曲其职位情况,比如说把一件容易的工作说得很难或把一件难的工作说得比较容易。这要靠和多个同职者访谈所搜集的资料对比加以校正。

  2、职位分析问卷法(PAQ)
  问卷法是岗位分析中广泛运用的方法之一,它是以书面的形式,通过任职者单方传递来实现岗位信息的收集。在具体操作中有不同形式、不同导向的问卷。按照问卷的结构化程度可分为定量化结构问卷和非结构化问卷两种。问卷法的最大优点是比较规范化、数量化,适合于用计算机对结果进行统计分析。但它的设计比较费工,也不像访谈那样可以面对面地交流信息,因此,不容易了解被调查对象的态度和动机等较深层次的信息。

  定量化结构化问卷:定量化结构化问卷是在相应理论模型和假设前提下,按照结构化的要求设计的相对稳定的岗位分析问卷,一般采用封闭式问题,问卷遵循严格的逻辑体系,分析结果可以通过对信息的统计分析加以量化,形成对相关岗位的量化描述或评价。目前普遍采用的定量结构化问卷主要有PAQ、MPDQ等方法。PAQ法是1972年由美国普度大学教授E.J.McComick开发出的结构化工作分析问卷。经过多年实践的验证和修正,PAQ法已成为应用较广泛并有相当信度的职位分析方法。PAQ采用的工作分析评价要素主要有操作性、适应性、职位多样性、标准化、使用者接受度、所需培训、样本规模、内容效度、预测效度、结构效度、构想效度和信度等12个评价要求。

  非结构化问卷:非结构化问卷是目前国内使用较多的职位分析问卷形式,其特点是能对职位信息进行曲全在、完整的调查收集,适用范围广泛,灵活高效等优势,能根据不同的组织性质和特征进行个性化设计。
  设计非结构化问卷首先要考虑的因素是问卷的用途,根据用途选择适当的信息收集板块,在通常的职位分析中,非结构化问卷主要包括以下信息板块:

  3、观察法(Observing Work)
  问卷法、访谈法两种工作分析方法都可以有效地采集工作职务方面的信息,但它们都有某些不足,某些有经验的员工并不总是很了解自己完成工作的方式,许多工作行为已成习惯,干起工作来并未意识到工作程序的细节。因此,观察法通过对工作人员的工作过程进行观察,记录工作行为的各方面特点。同时,便于了解工作中所使用的工具设备,了解工作程序、工作环境和体力消耗等。观察时,可以用笔录;也可以用事先预备好的观察项目表,一边观察,一边核对。在运用观察项目表时,须事先对该工作有所了解。这样,制定的观察项目表才比较实用。
  观察前先进行访谈将有利于观察工作的进行。一方面,它有利于把握观察的大体框架。另一方面,它使双方有所相互了解,建立一定的合作关系。这样,随后的观察就能更加自然、顺利地进行。

  4、文献分析法(Job Documentation Analysis)
  文献分析法是一项经济且有效的信息收集方法。它是通过对现存的与工作相关的文档资料进行系统性分析来获取工作信息,由于它是对现有资料的分析提炼、总结加工,通过文献分析法无法弥补原有资料的空缺,也无法验证原有描述的真伪,因此文献分析法一般用于收集工作的原始信息,编制任务清单初稿。

  5、主题专家会议法(Subject Matter Expert Conferences,SMEs))
  主题专家会议法是指将熟悉目标职位的组织内部人(任职者、直接上司、内部客户、其它熟悉目标职位的人等)和外部人(咨询专家、外部客户、其它组织标杆职位任职者)召集起来,就目标职位的相关信息展开讨论,以达到收集数据、验证、确认职位分析成果的目的。

  6、工作日志法(Work Diaries)
  工作日志法是通过任职者在规定时限内,实时、准确记录工作活动与任务的工作信息收集方法。工作日志又称为活动日志、工作活动记录表等,工作日志法的主要用途是作为原始工作信息的收集方法,为其他工作分析方法提供信息支持,特别是在缺乏工作文献时,日志法的优势就更加明显。