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内部会计控制之我见

发布日期:2012-12-31

  摘 要:对内部会计控制制度的发展、内容和实施内部会计控制的关键等问题进行分析后认为:在现代企业制度条件下,内部会计控制制度的内涵和外延都发生了极大的变化,建立和完善内部会计控制制度,提高职工素质是管制会计信息失真的重大举措。

  关键词:内部; 会计; 控制 

  有效的内部控制不仅能使企业的资源合理配置,提高劳动生产率,而且更能防范和发现企业内部和外部的欺诈行为。在已发现的绝大多数以虚假的会计信息为手段的欺诈事件中,薄弱的内部控制是重要原因之一。众所周知,当今企业是所有者、经营者、政府、债权人以及消费者和公众之间一组契约的集合点,在这一契约中,客观公正的会计资料有着纽带和桥梁作用。但现实工作中,一些单位负责人为了达到转移国家资产、偷逃税收、粉饰业绩、谋取私利或小团体利益等非法目的,授意、指使、强令会计人员违法办理会计事项,加之自身利益的驱动,会计人员总是选择有利于企业的会计方法,甚至采用欺诈性手段向会计信息使用者提供信息,致使会计资料质量得不到应有的保证,给广大信息使用者正确决策造成了严重影响。

  为了有效治理会计信息严重失真的现象,1999年10月31日修订通过的《会计法》的第二十七条中,从实质上要求各单位必须建立健全内部控制制度。最近国家财政部又发布了《内部会计控制基本规范》的征求意见稿,对内部控制的目标、原则、内容、方法等都作了明确规定。将内部控制与会计法律有机结合,是管制会计信息失真的重大举措,本文就此谈谈自己的一些看法。

  一、 内部会计控制的发展

  建立现代企业制度是发展社会化大生产和市场经济的必然要求。公司制是现代企业制度的一种有效组织形式。公司法人治理结构是公司制的核心。内部结构是由股东大会、董事会、监事会和经理组成,他们各负其责、协调运转、相互制衡,从而形成对企业进行内部控制的机制。这种内部治理结构和内部控制机制要求:董事会要维护出资人权益,对股东会负责,并对公司的发展目标和重大经营活动作出决策,聘任经营者,并对经营者的业绩进行考核和评价,发挥监事会对企业财务和董事、经营者行为的监督作用。传统的内部控制是上层权威制定公司政策,中层综合来自各层次的信息并指导监督和控制下层,低层人员处于被控制地位,他们应完全遵循公司政策和程序,这种控制机制难以发挥各级人员的积极性,随着现代企业制度的逐步建立和完善,内部控制作为公司制机构的一种重要制度,就应包括公司的组织规划、任务和责任的委派,帐户和报表的设计以及应用于以下各方面的措施和方法,即保护公司的资产;提高会计和其他业务资料及报告的真实性和完整性;推动和判断公司各方面活动的经营效率;传达管理方针,衡量其遵循情况。

  内部控制包括管理控制和会计控制两类,管理控制包括组织规划以及与管理当局进行经济业务授权的决策过程有关的程序和记录。这种授权是与完成组织目标的职责直接有关的一种管理职能,也是企业经济业务的会计控制的起点。内部会计控制包括资产保护、保证帐目和财务报告真实性和完整性的有关方法、程序和组织规划。执业审计师对这些控制加以关注,是为了要确立对于资产负债表所反映财产、工厂和设备的公开性可予信赖的程度,要确定对于这些资产和有关帐目的审计程序应达到什么范围,还要决定是否应向委托单位提供出有关这方面控制的建议。设计内部控制制度来防范会计信息失真,必须合理保证以下几点:1.按管理当局的一般要求特定的授权进行经济业务。2.经济业务的记录必须做到编制财务报告要遵循公认会计原则,或适用于这些会计报告的其他标准;保持资产会计记录的正确性。3.只有按管理当局授权,才准许接近资产。4.资产的会计记录与实存资产数要在合理的间隔期间进行核对,对发生的差异要采取适当的措施。由于财务报告的目的是向各种信息使用者提供有利于作出合理经济决策的信息,为此,各单位的管理当局就有责任去设计并应用一种能产生真实性、完整性、及时性的财务信息的内部会计控制制度。

  二、 内部会计控制的内容

  由于环境及公司前景的不确定性,内部会计控制是一个动态的发展过程。一个有效的内部会计控制制度应具有按管理部门需要来保证执行经济业务和完成工作的职责,以及保证制度正确实施的有效程序。

  (一) 恰当授权

  一个有效的内部会计控制制度应使所执行的每项经济业务都经恰当授权,或是一般授权,或是特定授权。一般授权规定批准经济业务的标准条件,特定授权包括严格的条件和有关具体人员。这里所讲的经济业务是指公司和外单位之间交换资产与劳务,以及在公司内部对资产和劳务进行的转移与使用。资产应限于对管理当局规定的用途加以使用,会计记录应能做到对资产建立会计责任。要达到这些目的,管理当局必须在内部会计控制制度中规定出完成经济业务的恰当授权。在公司组织中,最终的权力属于股东,并由其授权给董事会、高级职员和管理班子中的其他成员。管理当局依次授权给特定的个人或部门,使他们有权去执行某种活动。

  内部控制制度应按正确的金额,在适当的帐户中,按经济业务发生的时期,提供经济业务的记录,对于货币资金、可上市的有价证券和其它极易引起差错和不轨行为的项目来说,迅速进行记录是个极其重要的问题。因为经济业务的原始记录一经作成,盗窃侵吞的风险就减少了。正确的经济业务记录是保证会计资料真实性的前提条件之一。为了保护资产的安全,接近资产的应只限于指定的人员。这种接近包括与资产实物的接触,以及通过所授予的权限去处理财产的使用和安排等非直接接近。限制与资产实物的接近,可采用科学的资产管理办法,如专人保管等。非直接的接近,可以通过职务的划分,明确规定的申请和授权程序来加以限制。

  (二) 职务分隔

  授予一个部门或某一个人去担任一项具体职责时,必须相应地扩大在其进行活动中的权力。授有权力和负有责任的人员承担着经营和保管的职务,不能同时担任记帐的职务。一个处于可犯错误或容易发生不轨行为职位的人,不应同时又给予他担任可以隐匿这些错误或不轨行为的职位。良好的控制应是,一个人从客户处收取货款,而有另一个人在应收帐款帐簿中进行登记。把记帐职务与经营和保管的职务分隔开来,可以防止那些接近资产的人挪用部分资产,并用错误的会计记录来隐匿这些活动。在公司的经营活动中,有些活动的性质使记帐与经营和保管职能自然而然地分隔开,如生产工人既无记帐的训练,也没有从事记帐工作的必要。但在另一些情况下,职能的区别是很难区分的。从事现金收支、借入和偿还贷款、扩大赊帐、收取应收帐款等资产管理方面的职能,对于掌管会计职能的人来说,并不是完全分隔得开的。所以只要有可能,应把这些不相容的职务进行分隔。在组织业务活动时,要使每项经济业务至少有两个人或两个部门参与,这样就能用一个人的工作去证实另一个人工作的准确性。只要有关人员之间没有相互勾结,差错和不轨行为就很可能被发现。安排人员时应做到人尽其用,几个人同时从事一项经济业务,要利用各自的专长,而不应造成工作的重复。如交付一笔销售定货,会涉及到有人在销售部门取得定单,有人在信贷部门检验信贷批准情况,有人在仓库挑选货物,会计部门有人作出经济业务的记录,运输人员要检验发货项目的正确性,并准备发货。这种一项活动由几个不相容的部门和人员来共同完成,不但能提高作业效率,而且也使内部会计控制得到实施。

  为了使所有有关人员可以了解内部控制制度,尤其是那些委派给各人的任务、职权和责任的界限以及所有的方针程序,都应明确地以书面形式进行阐述。如为了反映担任某职务的人应予履行的任务及权责,就应有一份工作说明书,以帮助职工熟悉新工作的要求。职工的上级要经常注意工作说明中有无故意、误解、疏忽而与规定的程序发生出入,必要之处应采取纠正的措施。管理当局的指令只有为职工所了解才能得到执行,而使人们了解的最有效的方法之一就是把指令准确地以书面方式加以阐述。为了保证同类项目的统一处理,就要对各种经济业务的会计处理方法加以说明,对有关事务还必须规定处理方针,如固定资产帐户的资本支出的最低数额;采购部门无须经过上级部门批准就可发出定货单的最高数额;或工作一年可获得休假的日数。为了反映公司业务中的不同职能之间的相互关系,还必须有系统流程图。在电子数据处理系统中,尤须应用系统流程图来表示由人和机器所完成的不同功能。系统流程图对审计师评价内部会计控制也大有好处。

  (三) 正确性检验

  内部会计控制制度应采用一切有效的程序来保证制度的正确实施,并保证所提供的财务会计报告的真实、完整性。常用的方法有:帐户控制、复式记帐控制、分批控制、定额备用制。

  使用控制帐户是检验正确性的一种简单而有效的办法。如果材料的控制帐户是根据一种资料进行登记的,而客户明细帐是别的资料进行登记的,控制帐户与明细帐户一致,就可以用来证明这些资料是相互符合的。当然,不轨行为依然可能存在,因为在两种资料来源之间,还可能被串通舞弊。

  应用复式记帐,每发生一笔经济业务均在两个或两个以上的帐户中用相等的金额、相反的方向、全面地相互联系地进行记录。这样能全面地反映资产的来龙去脉和试算平衡。如在生产过程中,一项资产从一种形式转变为另一种形式,或从一个部门转移到另一个部门,采用借贷记帐,便可记录一方承担了经济责任,另一方解除了经济责任。

  建立分批控制,是特别适用于电子数据控制系统的一种程序,同时也能有效地应用于许多其他方面。一批经济业务不论在任何时候进行记录,或者一堆数据不论以何种方式进行处理,都应对之建立控制数额。在经济业务已经过帐或数据已经处理之后,反映其结果的帐户和文件的合计数所发生的变动数,应与控制数额相同。如果产生的结果与分批控制数额不一致,必须确立差异原因,并作必要的改进。

  定额备用制是用来建立正确性控制的另一种方式。常用的例子是由保管人经常负责一定数额的备用现金,这个数额可用货币或已付款的发票来表示。这种备用金只有提出并注销了所附发票和收据,才能再补足到规定的数额。这种制度同样可以用于企业对分支机构或各部门的现金控制。差旅费预支也经常按定额备用制进行处理。

  三、 内部会计控制的关键

  即使是高度自动化的作业,企业的成就主要还是要依靠职工的素质。任何内部会计控制制度的成效取决于其设计水平和高素质的人员的贯彻执行。为此,公司要对未来的职员进行认真审查,选出有经验和才能去完成所任职务的人。但是一个身体十分健康的人,如果没有充分的专业技能训练,很可能是难以胜任其工作的。为此,对各种业务实施全面的训练项目,同时经常检查和评价每个职工的工作成绩,会大大地有助于提高内部会计控制制度的成效。

  对于那些能接近现金、可转让资产、或其他易于发生挪用资产的每一个职工可以实行信用保险。因为即使是企业精心设计的内部控制制度,也会被个别人钻空子。因此公司管理当局不应认为有了制度就能使资产不被侵占盗用而毋需实行职工信用保险。实行职工信用保险不仅在财产一旦遭受损失时可取得赔偿,而且还具有一种心理上制止人们犯罪的作用。同时对职工实行休假和工作轮换,对大多数工作来说,每项职务都需要有一个以上受过训练的职工去担任。当固定职员休假时,总得有人去接替其具体工作,这样以往日常工作中的差错和不轨行为就容易暴露。如果每项工作都有几个甚至几十个职工受过训练,那么进行工作轮换就可清除有些人蓄谋侵占盗用的打算。因为他们知道,不久会有人接替这个工作岗位,其诡计将很可能被揭穿。职工进行轮换,也许不能最有效地利用职工的专长,这种轮换的成本,必须与因加强会计控制所可能取得的效益进行比较,在一般情况下,固定职工因休假而由别人替代其工作所花的成本,与采用较为有效的会计控制所获得的效益是基本相当的,替代人不仅有机会揭露固定职工在其工作中发生的差错和弊端,而且还有可能提出改进工作的新设想。

  充分发挥内部审计师的职能,对管理控制和会计控制进行调查和评价,是内部审计的一种职能。内部审计师的检查只在评价制度设计的效果及其实施的有效程度,并向公司最高管理部门提出报告,从而保证内部控制制度更加完善严密。

  参考文献:

  [1] 中华人民共和国会计法[Z].北京:中国财政经济出版社,1999.

  [2] 朱荣恩.建立和完善内部控制的思考[J].会计研究,2001,(1).

  [3] 财政部会计司.内部会计控制基本规范(征求意见稿)[J].会计研究,2001,(2).