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协作小组(团队)专辑

发布日期:2012-12-31

  我在实践中形成了组建团队(管理界也称为协作小组)的思想,并长期受益于这个想法带来的实际好处,开始是因为自己的能力有限,在一些方面必须借助他人的力量,不自觉中形成,后来在一些近期出版的美国和德国管理书籍发现,我和作者的体会有惊人的相似之处,他们给了我进一步的理论上的支持,为了将这一优秀的管理方法整理出来,加之最近一些朋友中就此问题引起了争论,也为了能给朋友们一种意见,特写此文。

  1、协作小组内,小组成员能互补缺点,发扬自己长处,集体行动,能够大大增强小组的战斗力和攻击力,有3+1远远大于4的效果,由于感情融洽,互补了缺点,没有了后顾之忧,能将自己的长处发挥地淋漓尽致,而使小组成员的能力在短时间内得到迅速的进步,随之带来的是工作效率的成倍增长,工作效果显著。

  2、各人从不同的角度去看待问题,有利于小组综合不同的意见作出最适当的决策。

  3、小组如果由发起人挑选,发起人可有效控制小组的方向。

  4、小组成员能够以最快的速度交换自己所得的信息,有利于对事态的发展采取最迅速和最适当的反应。

  5、由于一般原则是任何大事都必须小组全体成员达成一致意见后才实施,避免了投票表决的弊端,也可使大多数人出错时,正确的少数有机会让错误的多数改变决定。

  6、在小组讨论中,你越努力使整个小组朝共同的方向前进,而不是专挑那些个别成员之间的不同意见,你的小组就越团结,越有活力。

  每一个人都有自己不同的意见,这些意见也在变化。可以将这些意见汇集成大家都认为是最好的决定。这样做,效果可能会非常好。

  在任何项目、任何讨论时,每一个人都有平等的声音,都可以对项目的决策有贡献,而不是以头衔来决定谁的意见更重要。

  你对事情了如指掌,当你在团队的平等的气氛中进行讨论时,你才有资格提出你的意见,才能充分发挥你的聪明才智,才能真正把握你面前的民主,否则平等和民主就只是空谈。在这个意义上,信息和知识是团队文化的实质,是团队文化的重要要素。

  7、在小组内应努力达成一致,投票决定是多数原则,如果没有不同意见就是集体决策。

  取得一致意见后的感受使无法想象的----几乎是不可描述的。人们在微笑、在自由讨论,他们的眼睛放射出光采。

  共识一形成,火力一集中,整个组织的竞争力便脱胎换骨,锐不可挡。

  8、协作小组内没有猜疑、没有权力斗争、没有勾心斗角,没有内耗等传统的官僚作风阻止组织的前进,当有以上情况出现时,就是协作小组终结和解散的时候了。

  9、由于互相极为信任,在这种环境下,使创新有了生长的土壤,能够勇于尝试,对组织的发展是非常有利的。

  10、你直截了当地把你的感受告诉那些人是有帮助的,我们不赞同用幽默的方法,因为大多数人不能够理解幽默中的含义。

  11、一旦小组成员认为决策是错误的,而且采用这一决策的后果将不堪设想时他们应该否决这一决策,一个协作小组如果能够很好地处理这种情况,那么通过这一进程它将获得极大的进步,因为它得到了证明,争论是必要的、不同意见是有价值的头衔毫无意义,权力应建立在知识和能力的基础上。

  12、一个注重理智的人会依靠详尽的研究、数据和逻辑来控制局面。相反一个注重感情的人则会更关心人际关系所产生的效果。一个注重结果的人会通过竞争而实施控制。一个直觉很强的人会想出大量的主意,直至其中一个与协作小组的主意相吻合,每一个协作小组将从各种类型的人组合中获益,而且它必须学会把评价各种类型的人作为其成长的过程的一部分。

  13、瓦解协作小组信任的原因:

  1、问题发生时,小组成员把不满积在心中,不表现出来;

  2、小组缺乏交流,使得一些事情在公众知晓后才被发现;

  3、小组成员结成帮派;

  4、小组成员在会议之外互相说坏话;

  5、小组成员没有成功地履行诺言获完成任务,或是做了空头承诺;

  6、小组成员隐瞒了计划和打算。 

  14、小组最大的障碍是:小组成员竭力抵制相互倚赖的观念,即不承认没有全体小组成员的共同努力,小组将无法达到目的。尽管在理论上,每一个人说:"当然了,我知道我们应该齐心协力工作。"但在实际行动中,他们却表现出反对尽可能就某一个问题达成协议、抵制分享各自的信息,没有努力投入工作或安排所有成员都能出席会议。这种行为象征这小组成员还没有意识到并承认相互倚赖的重要性。

  15、由于小组通过不同的成熟阶段向前发展,小组行为也会发生变化。例如,早期时,小组成员之间很有礼貌,经常出于友好的目的而相互同意对方的观点。当小组越来越把精力集中那些具体的,非常重要的任务上时,小组成员的观点开始变得不一致起来。这些不同的观点有时可能被误解或争论成企图控制对方。当有小组在过程中成熟之后,小组成员才会欢迎"给予----获得"式的讨论和不一致。

  16、当失误发生时,一个已经成熟的协作小组的成员有能力接受反馈、道歉、原谅,在迅速作出调整之后继续前进。然而,当失误在不成熟的小组发生时,人们通常会在会议之外讨论这件事,并怀疑犯错误的成员没有对小组尽心尽力,不愿意改变自己的旧行为,解决个性冲突等,尽管他们这样做是无意的,但会对小组的发展造成极大的伤害。

  17、小组成员保持良好的人际关系相当重要,使用以"我"开头的陈述,提高倾听技术,培养公开、坦诚和直接的交流,寻找对方相互支持的选择,建立信任。

  18、小组的行为比管理层的行为更好是经常发生的,大多数领导者不愿意审查自己的行为,他们所持有的那种带挑衅的、傲慢的态度使他们赢得老板的狂热赞扬和青眯,但却使他们无法成为协作小组的一员。

  19、有一些人拒绝改变自己的行为,在各种情况下,最后的结局往往是他们离开协作小组,去寻找一个更传统的环境和一份更传统的工作,在个人做出决定之前的那段时间里,小组会经历许多困难。

  20、有一些人不公开改变自己的行为,而是,似乎不愿意努力去改变它,实际上这些人可能带来了更多的麻烦,因为小组成员一直希望他们有所改进。"为什么他还会这么做?""难道她永远都学不会吗?",这是普遍的批评,要让组织知道,每一个人都以他自己的速度取得进步。

  21、在学校里,我们所学到的一切告诉我们。正确的答案只有一个,当我们找到这一正确答案之后,就可以不用再继续寻找下去,相反,小组工作要求我们寻找各种可能的答案,然后把想法融合在一起以取得一致的意见。

  22、解决冲突需要的一致行为:

  1、愿意倾听意见并把注意力集中在问题上,而不是集中在小组成员上,

  2、愿意明确问题

  3、允许气愤和敌意在讨论中流露出来

  4、愿意参与决策

  5、愿意承认自己可能是问题的一部分

  6、愿意努力改变行为

  23、有时小组成员之间会有很严重的困难,个性冲突和急噪的行为如果没有得到公开和直接的解决将会将会破坏整个小组所做的努力。

  24、小组行为的一个基本 的要素是鼓励所有小组成员以一种开放诚实和直接的方式来表达,让他们意识到小组中的所有人都必须互相依赖。

  25、协作小组的建立需要我们改变对人的假设。传统组织总是根据雇员的不诚实、偷窃、不尊重别人、欺骗,仅仅只满足自身需要等行为来设立准则,但在协作小组文化中,人必须被看作是诚实、正直以及和善的,而且乐于做正当的事。在开始阶段,人们为了改变行为需要同自己的头脑中一些的假设做斗争。

  26、各级管理部门如果是期望协作小组取得成功的话,就必须毫无保留地公开支持协作小组的种种努力。然而,当主管人员看到协作小组取得进展时,他们有时会感到害怕,甚至可能收回他们的支持。他们经常无法意识到这一点,即他们参与协作小组活动将会促进他们与下级之间的信任和合作,提高他们自己作为有能力领导的声望。

  27、小组成员时常缺席对小组的发展过程是极为有害的,小组成员的努力和精力不再集中于完成小组的目标之上,而是转移到在一些成员缺席的情况下小组会议如何进行下去的问题上。在协作小组早期的形成过程中,缺席意味着许多问题。

  28、协作小组最先应做出的决定之一是有关保密的问题。

  在小组会议上,当讨论结束后,指明讨论的内容应该保密;小组成员将满足任何个人所提出的保密要求。

  在小组会议外,小组成员可互相交流有关的讨论的一般信息,但不可以具体引用任何人的发言;小组成员不得透露任何人的发言内容;协作小组应该不断地检查纪律;泄密行为是严重的侵权行为,将会受到协作小组的严厉批评。

  29、协作小组内需要相互创造一个坦率、信任和尊重的氛围;倾听各种各样的意见。别人提意见时,不要马上打断,不使有价值的意见化为乌有。

  30、在协作小组内容易实现"多元主从合作"的工作方式,这种方式在现在的宏基电脑公司得到了广泛的应用。组织里的每一个部门,甚至每一个人都是"主",都具备独立作业的能力,相对于其他部门和个人,每一个人都是"从",随时准备配合组织内任何"主",主从之间上下隶属的关系,由谁主导,完全看专长、优势和附加价值。"要让它们既能独立作主,又能环环相扣,集体作战。"

  这种多元主从结构的运作方式,就想组织内每个部门都开了扇窗,随时准备扮演"从"的角色,支援组织内的"主"。最重要的是,无论大主小主,大从小从,都拥有完全的自主性,避开层层回报的决策系统,充分发挥了主从架构独立灵活的效率。

  实施这种主从架构的目的之一是使关系部门之间能应付市场完全的竞争,因此各个部门在当家做"主"时,之挑选自己最具优势的部分做,不具优势的,则交给其他部门做。

  31、团队建设不是一时之事 ,开始于第一星期,并在整个团队生活中加强。那个牢固感和同志般的友爱需要不断的更新。人们要不断地提醒自己一个团队的特征,他们各自的角色和协作的规则。这个不断加强团队的过程要与整个重新构建过程同步。

  有一个办法是把以下三个特征注入你的重新构建团队:关心、勇敢和分享。所谓关心就是要有一个开放和诚实交流的环境。人们必须要感到很随意,无论是支持还是攻击一个观点,而不能让第一反对这个观点的人感到害怕。关心包括成熟的支持。你不必迷恋团队里的每一个人,但你必须关心你的队友并和他们打成一片。

  勇敢是说要鼓励团队中每一个人发挥创新和冒险精神,勇于提出难题。但是,创新不能把它转化为竞争;所以闪光的思想归功于整个团队,团队要牢记牛顿的格言:"如果我能看得远,那是因为我站在巨人的肩膀上。"

  分享的意思是一个团队要有一个共同的目标。常言道"失败的队里没有赢家"。分享同时需要对每一个人怎样融进团队中有一个清晰的感觉。对于一个队长来说他或她必须清楚地知道这些。明确的运作程序很必要,团队中每一个人必须熟悉期待什么,能接受什么和所不希望的。

  重新构建(关于重新构建的内容将在第六辑中详细说明)革命大大地重新编排人们构思自我的方式,工作的方式,以及在社会中的位置。它创造了一个人们拥有职业的世界而不是工作,在这个世界中,人们能够成长而非被提升,收入源于结果而非职务。这将是一个充满激动、成功的世界,但也是工作更有压力和更多投入的世界。总之,这是个人的责任和自主的世界,你和你的人们将有机会展示你们的个人天才并从中获益。这是惊人的,但最后,你将不会认为你曾经以任何其他方式工作过。

  32、一般来说,并不是工作组织中所有的人都愿意参加团队,但组建团队的深层理由是力图在工作联系的同时,造就一个非正式组织,形成良好的人际关系和文化氛围,这时实行参与管理的的重要的组织和文化保证,组织成员参与管理不可避免会将意见表面化,引起争论和分歧,团队则是一剂强有力的镇静剂。团队主要是通过两方面的活动达到这一点的,首先,团队通过工作后的聚餐、郊游等形式来增进同事之间的私人感情,使同事的联系之外加上朋友的联系。团队的主要作用就是通过造就一个非正式组织的氛围。其次,组织通过奖励团队而不是奖励个人的办法来鼓励创造力和凝聚力的结合,消除个人竞争带来的不利影响。最早,这是日本企业的做法,九十年代正在美国企业推行。团队成为参与管理的最佳组织形式,它把长早创造力和凝聚力结合起来,避免了竞争或一团和气带来的不利因素,所以美国的管理专家都认为,团队是一个伟大的创造,是现代企业和组织管理的基础。哈默认为,团队是重新构建公司的一个基本出发点,具有强大的生命力。

  参与管理对企业百利而无一害,一个企业或组织如果不实行参与管理却大喊"以人为中心"的管理,只能说明它是叶公好龙。一个企业不敢实行参与管理,说明这个企业官僚主义严重,管理者与员工的关系紧张,甚至有腐败的行为,他们怕员工,怕调动员工的积极性,因为参与管理是治疗企业官僚的主义的最有效的良药,是企业不断涌现人才,剔除那些不称职者的最好途径。

  33、处于新的程序和新的团队集体中的人们,他们必须具有共同的语言、同样的素质和共同的工作价值观,否则他们不会有共同语言,他们无自我协调。如果他们的知识结构不能使他们处于平等地位,进入平行过程,还需要官僚来领导、控制和协调,那么重新构建就会成为毫无意义的浪费精力的事情了。

  34、团队的目的是齐心协力提高效率,团队的实践正改变人们之间的关系。团队是一个交流和学习的空间,一个发挥创造性的空间,同时也是一个减少竞争带来紧张的缓冲空间,它使人们更互相关心,更有人情味。

  35、想真正取得成功,就必须牢记这个规则:我们永远不能将个人利益摆在团队的利益之上。在团队工作中会出现在自己的协助下同伴也从中受益的情况,要坚决抵制一般人常有的"红眼"的毛病,这是保证自己成功的最重要的因素之一。

  在这里要特别感谢我的就此问题进行争论的朋友,他们给了我写此文的动力,他们的不同意见,让我有机会能有针对性地完成此文。

  1996年10月26日

  在最近(在此文成稿两个月后)看到的最新的管理书籍中,我意外的发现我在此文中所提到的团队管理方式,竟是现在世界上最先进的管理思维的最重要组成部分,期望此文能领你进入管理最奇妙的世界中,让你感受一下领先世界的感觉是如何的。

  献给有志之士

  剑虎

  1997年2月26日於广州南华工商学院