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某民营食品企业组织流程优化咨询案例

发布日期:2012-12-30

  案例背景

  某民营食品生产企业主要经营中式糕点、面包等食品加工,产品花色品种繁多,销售渠道以大型商超为主。公司成立十余年时间,随着国内食品工业在连续十余年保持高速增长的同时,企业的规模也不断扩大。随着企业的进一步发展和市场竞争的加剧,该公司现有的组织结构和流程暴露出了多年隐藏的问题,客户聘请神州鼎慧进行组织及流程重组与优化。

  问题诊断

  神州鼎慧项目小组首先进行深入的调查和分析,发现客户在组织与流程方面面临的主要问题如下: 部门设置不合理,部门间职责界限模糊。组织功能僵化,表现为中层管理人员偏多,导致领导层的管理幅度过大。组织功能偏重于内部生产管理,缺少中长期的战略规划职能,对市场变化不敏感。部门职能权力化,缺少为生产服务的意识。组织功能的僵化严重地影响了员工的积极性和主动性,导致人浮于事,生产效率下降,形成了一种封闭的、趋于保守的用人机制。

  部门职责弱化。部门职责以事务划分,而非以职能划分,职责不明确,导致扯皮、推诿的现象时有发生,已经开始影响到了公司的生产管理和日常运营;岗位缺少明确的任职资格和岗位职责,因人设岗现象严重,妨碍了人力资源效率的有效发挥。

  管理制度老化。作为民营企业,管理制度存在重复、矛盾的地方,管理制度的系统性、规范性较差;权力重心过高,缺乏有效的授权,高层管理人员忙于事务性的工作;公司内部沟通不畅,中层执行能力有限和信息流通出现阻碍,难以保证公司战略意图的有效贯彻。

  管理流程不清。公司管理靠经验,缺少规范的管理流程体系,流程的控制点不明确,责任不确定,导致出现问题时人人负责,却又无人负责的状况;管理制度缺少配套的实施办法和流程,可执行性较差;制度执行时缺少监督,导致执行不力。部分流程存在瓶颈环节,造成一个流程内部的各个环节运转不均衡,而复杂流程的瓶颈会导致相关的业务运作不均衡,都会导致工作的积压,效率和质量的下降。同时对于关键的业务流程和流程的关键环节未能获得优先保护,例如,关键业务流程和流程关键环节的工作人员被经常临时安排做些琐碎的事情。同时,对于类似数据采集、数据传送、数据分析和一些单调的重复性工作未能采用自动化手段进行自动处理。

  解决思路

  神州鼎慧项目小组根据客户的实际情况进行组织和流程优化,提出新的组织结构,规范了现有的管理流程。针对客户部门设置多、职能执行不到位的现状,进行组织优化。对组织结构进行了调整和精简,根据人员状况、业务关系、职责范围进行部门的压缩与合并,同时新设立规划部加强了公司的战略规划和执行能力。最终建立起科学合理、高效完善的组织管理结构。

  针对部门职责不清,多头管理的现状,进行部门职能分解。根据部门的职能和管理流程对部门职责进行了梳理和调整,重新分解和界定各部门职能,建立三级职能体系,进一步明确了部门职能,减少了多头负责的情况,保证部门职能相对单一和专业化;规范和建立起系统管理制度体系,减少了政出多门的情况。

  针对管理流程不规范、重要流程缺失的现状,进行流程优化。建立起决策指挥、核心业务管理、管理支持三大管理流程体系,部分流程实际计算机化标准管理。协助建立起规范的流程管理体系,进一步提高了公司的核心竞争力。

  咨询成果

  通过组织和流程优化,我们帮助客户解决了多年存在的机构臃肿、责权不清、互相推委等管理问题。完善了核心业务流程及支持性业务流程,建立了一套系统的流程规范管理体系。同时通过培训过程中的系列管理培训,增强了企业中层员工的现代管理理念。用客户的话说就是“我们帮助他们奠定了扎实的管理基础,他们可以放心地在市场的最前方将企业规模越大越大”,咨询项目结束时客户聘请神州鼎慧为他们的长期咨询顾问。